Schichtplan für Koordination

Wer darf was

Rechte hängen an Gruppen, nicht an Personen.

Jedes Konto ist in einer oder mehreren Gruppen. Die Gruppe bringt die Rechte mit. Wer mehr können soll, kommt in eine weitere Gruppe — einzelne Rechte werden nicht an Personen vergeben.

Welche Gruppe welches Recht hat, steht unter Gruppenrechte — das sieht nur die Gruppe Technik. Eine Person einer Gruppe zuzuordnen geht dagegen über Alle Personen → Konto → bearbeiten, und das darf die Schichtkoordination.

Eine Veranstaltung aufsetzen

Engelsystem kennt keine „Veranstaltung“ als eigenes Ding. So bilden wir sie ab.

Das System ist ursprünglich für eine Großveranstaltung gebaut. Wir nutzen es dauerhaft für viele. Die Abbildung:

1. Ort anlegen unter Orte, falls es ihn noch nicht gibt (Gruppe Verwaltung). Dort lässt sich auch hinterlegen, welche Qualifikationen an diesem Ort standardmäßig gebraucht werden.
2. Schichttyp prüfen unter Schichttypen (anlegen und ändern: Gruppe Verwaltung). Die Beschreibung des Typs erscheint später bei jeder Schicht — dort gehört hinein, was immer gilt.
3. Tag anlegen unter Tags, einen je Veranstaltung. Bei vielen Terminen ist das später der einzige Weg, die Liste wieder übersichtlich zu bekommen.
4. Schichten erstellen — siehe nächster Abschnitt.

Schichten erstellen

Schichten erstellen im Verwaltungsmenü. Die wichtigste Seite überhaupt.

Drei Arten, Schichten anzulegen

Für Nachtschichten gibt es ein eigenes Häkchen, damit ein Zeitraum über Mitternacht hinweg richtig geteilt wird.

Bedarf festlegen

Wie viele Menschen je Qualifikation gebraucht werden, geht auf drei Wegen:

• Von Hand — für diese Schichten einzeln eingetragen.
• Vom Schichttyp — was am Typ hinterlegt ist.
• Vom Ort — was am Ort hinterlegt ist.

Wer regelmäßig dieselbe Besetzung braucht, hinterlegt sie einmal am Schichttyp und muss sie nie wieder eintippen.

Ändern und löschen

Beim Ändern von Zeit, Ort oder Typ bekommen alle Eingetragenen automatisch eine Mail. Beim Löschen ebenfalls. Das ist einer der wenigen Fälle, in denen das System von sich aus schreibt — nutzt es, statt parallel in einer Chatgruppe Bescheid zu geben.

Qualifikationen verwalten

Was Engelsystem „Engeltypen“ nennt, heißt bei uns Qualifikationen.

Bestätigen

Neun unserer vierzehn Qualifikationen sind bestätigungspflichtig — wer sie anhakt, kommt erst in die Schicht, wenn ein Mensch zugestimmt hat. Offene Anfragen erscheinen als Hinweis oben auf jeder Seite.

1. Auf den Hinweis klicken oder unter Qualifikationen die betreffende Rolle öffnen.
2. Die unbestätigten Personen stehen oben. Einzeln bestätigen — oder alle bestätigen.

Neue Qualifikation anlegen

Unter Qualifikationen → anlegen — das darf die Gruppe Verwaltung, nicht die Schichtkoordination. Die Einstellungen, die wirklich etwas bewirken:

Menschen verwalten

Alle Personen im Verwaltungsmenü. Darf die Schichtkoordination.

• Konto anlegen — geht auch für Leute ohne eigene Registrierung, etwa bei einer Schulung vor Ort.
• Gruppen zuweisen — im Konto, siehe „Wer darf was“.
• Passwort zurücksetzen — falls die Mail nicht ankommt.
• Konto löschen — nimmt die Schichteinträge mit.

Selbstregistrierung

Sie ist eingeschaltet: Jede Person mit dem Link kann sich ein Konto anlegen und landet in Mitglied. Ohne bestätigte Qualifikation kommt sie in keine Awareness-Schicht — die Registrierung allein öffnet also nichts. Wer sie trotzdem schließen will, findet den Schalter in der Konfiguration (Gruppe Technik).

Während des Einsatzes

Die Seiten, die ihr am Abend wirklich braucht.

Jemanden eintragen oder austragen

In der Schicht selbst. Als Koordination bist du an die 24-Stunden-Frist nicht gebunden — du kannst jederzeit ein- und austragen.

Drei selbst gesetzte Grenzen

Zusätzlich zu den eingebauten Prüfungen sperrt das System das Selbst-Eintragen, wenn eine davon nicht erfüllt ist:

Greift eine Regel, ist der Eintragen-Knopf gar nicht erst da — die Person sieht statt einer Fehlermeldung nach dem Klick gleich den Grund. Auf 0 bzw. aus gesetzt schaltet die Regel ab.

Material ausgeben

Material in der Hauptnavigation.

Sehen dürfen alle Angemeldeten. Anlegen, ausgeben und zurückbuchen dürfen Schichtkoordination, Verwaltung und Goodie-Ausgabe.

Bestand anlegen

Über das + neben der Überschrift. Die Stückzahl ist die Gesamtzahl, nicht der freie Bestand — wie viel gerade da ist, rechnet die Seite selbst und zeigt es als 9 / 12.

Ausgeben

1. Material ausgeben anklicken.
2. Person und Gegenstand aus der Liste wählen — beides Auswahlfelder, es wird nichts abgetippt. In Klammern steht, wie viele frei sind.
3. Anzahl eintragen, optional eine Notiz, buchen.

Zurücknehmen

In der Zeile unter Gerade ausgegeben den Status wählen — Zurück, Beschädigt zurück oder Verloren — und auf Buchen klicken. Die Uhrzeit setzt das System.

Team und Verfügbarkeit

Wen könnt ihr überhaupt fragen — und wie ist eine Schicht besetzt.

Schichtbesetzung auf einen Blick

Team → Schichtbesetzung: alle kommenden Schichten mit Besetzung, Bedarf, wer draufsteht und in welcher Rolle — plus die Verteilung der freiwilligen Selbstauskunft.

Wer kann wann

Team → Wer kann wann: Zeitraum eingeben, optional nach Qualifikation und Team filtern — heraus kommt, wer in diesem Fenster Zeit hinterlegt hat.

Gesucht wird nach Überlappung, nicht nach Einschluss: wer von 18 bis 2 Uhr kann, taucht auch bei einer Schicht von 20 bis 22 Uhr auf.

Beim Filter Qualifikation zählt bei einer eingeschränkten Qualifikation nur, wer dafür bestätigt ist. Bei einer offenen Qualifikation zählt jede*r, die*der sie eingetragen hat — dort gibt es keine Bestätigung, und niemand fällt deshalb aus der Liste.

Gezielt anfragen statt Rundmail

1. Suchen — Zeitraum und, wenn nötig, Qualifikation.
2. Abhaken, wen ihr fragen wollt. Alle sind vorausgewählt.
3. Text anpassen und senden. Geht als Nachricht im Schichtplan raus und löst eine Mail aus, sofern die Person das eingestellt hat.

Der vorgeschlagene Text sagt von sich aus, dass Absagen in Ordnung ist. Lasst das drin.

Teams

Team → Teams: freie Zugehörigkeiten wie „Team Münster" oder „Festival-Crew". Sie geben keine Rechte — anders als die Gruppen unter Gruppenrechte. Genau dafür gibt es sie: damit ihr Leute zusammenfassen könnt, ohne dabei versehentlich Rechte zu verteilen.

Schichttausch

Was ihr davon mitbekommt — und was von selbst läuft.

Wer eine Schicht nicht schafft, bietet sie unter Schichttausch an, statt einfach abzusagen. Solange niemand zusagt, bleibt die Person eingetragen und für euch ändert sich nichts. Übernimmt jemand, wird in einem Zug getauscht.

Was das System dabei prüft

Bei der Übernahme läuft dieselbe Prüfung wie beim normalen Eintragen: Qualifikation vorhanden und bestätigt, keine Zeitüberschneidung, Schicht noch nicht gelaufen. Fällt eine davon durch, passiert gar nichts — die abgebende Person bleibt eingetragen und das Angebot bleibt offen.

Klicken zwei Personen gleichzeitig, bekommt genau eine die Schicht. Eine doppelt besetzte Schicht kann so nicht entstehen.

Angebote schließen sich von selbst, wenn die Schicht gelöscht wurde, begonnen hat oder die anbietende Person sich regulär ausgetragen hat. Ihr müsst nichts aufräumen.

Honorare und Aufwandsentschädigungen

Für bezahlte Einsätze — Schulungen, Workshops, Vorträge.

Was dabei herauskommt, hängt an einer Einstellung pro Person:

Einmal je Veranstaltung: das Vergütungsmodell

Ein Vergütungsmodell beschreibt einen Auftrag: wer beauftragt, wo, in welchem Zeitraum — und was die Stunde wert ist. Es ist der Dreh- und Angelpunkt, weil daraus sowohl die Verträge als auch die Abrechnung entstehen.

1. Tag an den Schichten vergeben — etwa „NRW-Tag 2026“. Der Tag ist die Verbindung zwischen Schichten und Vergütung. Ohne ihn weiß das System nicht, welche Dienste dazugehören.
2. Modell anlegen unter Honorar → Vergütungsmodelle: Auftraggeberin samt Anschrift und vertretungsberechtigter Person, Dienstort, Zeitraum, Vertragsgegenstand, Gerichtsstand. Das alles steht später wörtlich im Vertrag.
3. Sätze eintragen. Ein Satz ohne Zeitfenster gilt immer. Ein Satz mit Zeitfenster überschreibt ihn für diese Uhrzeiten.
4. Jede Person hinterlegt ihre Auszahlungsdaten selbst — inklusive Geburtsdatum und der Frage, ob Pauschale oder Selbstabrechnung. Ihr könnt es nachtragen.

Nachtzuschlag und andere Staffelungen

Genau die Regelung aus eurem Mustervertrag — 15,00 € je Stunde tagsüber, 17,00 € für Einsätze von 20:00 bis 02:00 Uhr — legt ihr als zwei Sätze an: einen ohne Zeitfenster und einen mit 20:00 bis 02:00. Über Mitternacht funktioniert.

Eine Schicht von 18 bis 2 Uhr wird dann automatisch aufgeteilt:

Zwei Zeilen, kein Mischpreis. „8 h × 16,50 €" wäre dieselbe Summe, aber auf dem Beleg nicht nachvollziehbar.

Verträge — für alle auf einmal

Honorar → Verträge: Modell wählen, und ihr seht alle Personen, die auf Schichten mit diesem Tag stehen. Ankreuzen, ein Klick, fertig. Wer schon einen Vertrag hat, ist nicht angehakt; wer keine Auszahlungsdaten hinterlegt hat, erscheint als Hinweis statt als stiller Fehlschlag.

Die Paragrafentexte stehen in der Konfiguration und sind dort änderbar — vorbelegt mit dem Wortlaut eures Musters. Aufgelöst werden sie beim Ausstellen: ändert ihr später einen Text, bleibt ein bereits ausgestellter Vertrag, wie er unterschrieben wurde.

Der Ablauf je Auszahlung

1. Leistungen erfassen unter Honorar → Veranstaltung abrechnen: Modell wählen, und alle Schichten mit diesem Tag stehen da — nach Person gruppiert, schon ausgerechnet, mit Summe. Ankreuzen, ein Klick, alle auf einmal. Der alte Weg über Leistungen (Person für Person, freier Betrag) bleibt für Ausnahmen.
2. Prüfen. Solange eine Leistung offen ist, könnt ihr sie löschen. Danach nicht mehr.
3. Beträge eintippen. 15,00 und 15.00 meinen beide fünfzehn Euro, ebenso 1.234,56 und 1234.56. Über 100.000 € nimmt das Feld nichts an — das wäre ein Vertipper.
4. Abschließen. Auf der Startseite von Honorar steht je Person, was offen ist — und bei Pauschalen gleich daneben, wie viel Freibetrag dieses Jahr schon verbraucht ist.
5. Ausdrucken. Drucken oder als PDF sichern öffnet das Dokument als sauberes Blatt und gleich danach den Druckdialog. Dort Als PDF speichern wählen, wenn ihr eine Datei braucht. Beim Auszahlungsbeleg unterschreiben lassen — die Selbsterklärung ist der Grund, warum der Beleg existiert.

Kommunizieren

Was das System von sich aus verschickt — und was nicht.

News oder Treffen?

Technisch dasselbe. Ein Treffen ist eine News mit gesetztem Häkchen, die zusätzlich in einer eigenen Liste erscheint. Faustregel: Ankündigung an alle → News. Termin, zu dem Leute kommen sollen → Treffen.

Wichtiges lässt sich hervorheben — dann steht es oben und fällt farblich auf. Sparsam verwenden, sonst nutzt es sich ab.

Feeds

Es gibt RSS, Atom, iCal und einen JSON-Export der Schichten. Wer eine Anbindung an einen Chat bauen will, fängt dort an — eine fertige Brücke zu Signal oder Telegram gibt es nicht.

Nach dem Einsatz

Stunden gutschreiben

Im Konto einer Person gibt es ein Stundenkonto. Einträge entstehen nicht automatisch aus geleisteten Schichten — sie werden von Hand eingetragen. Wer Stunden dokumentieren will (für Nachweise, für die Vereinsarbeit), muss das bewusst tun.

Nachvollziehen, was passiert ist

Unter Logs steht, wer wann was geändert hat: Ein- und Austragungen, Schichtänderungen, Bestätigungen. Der erste Ort, wenn jemand fragt „wieso stehe ich da nicht mehr drin?“.

Aufräumen

Vergangene Schichten bleiben stehen. Bei vielen Veranstaltungen wird die Liste lang — dafür sind die Tags da. Löschen ist selten nötig und nimmt die Historie mit.

Betrieb (nur Admin)

Was nur die Technik-Gruppe angeht.

Sicherungen

Die Datenbank wird jede Nacht um 03:15 gesichert, 14 Tage rückwirkend. Vor größeren Eingriffen — Qualifikationen umbenennen, ein Plugin deinstallieren, viele Schichten löschen — lohnt eine Sicherung von Hand.

Updates

Engelsystem-Updates kommen nicht automatisch. Nach jedem Update müssen unsere Anpassungen neu angewandt werden — deutsche Begriffe, Pronomen-Länge, Login-Überschrift, Plugin-Verknüpfung. Dafür gibt es ein Skript im Repo (server/engelsystem-anpassungen.sh). Das ist Technik-Arbeit, keine Koordinationsarbeit.

Grenzen des Systems

Damit niemand nach etwas sucht, das es nicht gibt.